En tant que DSI de transition, j’ai récemment piloté la mise en place d’un projet de Master Data Management (MDM) pour un acteur majeur de l’enseignement supérieur, réalisant plus de 200 millions d’euros de chiffre d’affaires. Ce premier article d’une série de trois détaille la phase d’étude préparatoire, cruciale pour le succès d’un tel projet.

Contexte et enjeux

Le client, un regroupement d’organismes de formation, gère un nombre important de campus au niveau national et international. Cette organisation complexe doit gérer de multiples référentiels de données :

• Un parc immobilier conséquent réparti sur plusieurs territoires
• Un catalogue de formations en constante évolution
• Des données RH (enseignants, intervenants)
• Des référentiels étudiants
• Des données financières

La problématique était claire : l’absence d’un référentiel unique créait des situations où différents services utilisaient des nomenclatures divergentes pour désigner les mêmes éléments.

Un exemple concret de la problématique

Prenons l’exemple d’une formation codifiée « ABCD ». Dans la réalité, nous nous sommes retrouvés face à une situation où :

• Le service juridique utilisait le code « ABCD » dans ses documents officiels
• Le service comptable travaillait avec « ABC » dans son système de facturation
• Le service marketing communiquait avec « BCD » sur les supports promotionnels
• Les systèmes d’information pédagogiques utilisaient encore une autre variante

Cette multiplication des référentiels rendait impossible toute analyse transverse fiable et compliquait significativement la collaboration entre services.

L’étude préparatoire : une étape fondamentale

Nous avons mené une étude approfondie qui a couvert plusieurs aspects :

1. Analyse du contexte organisationnel

   • Cartographie des différentes entités
   • Identification des flux d’information entre services
   • Évaluation de la maturité digitale des équipes

2. Identification des processus clés

   • Création/modification des formations
   • Gestion des infrastructures
   • Processus financiers
   • Processus marketing et communication

3. Audit des nomenclatures existantes

   • Recensement exhaustif des référentiels utilisés
   • Analyse des divergences
   • Identification des sources de données primaires

4. Étude des usages

   • Cartographie des systèmes d’information
   • Analyse des flux de données
   • Identification des points de friction

La conclusion : besoin d’un outil de gestion des référentiels

Cette phase d’étude a clairement démontré la nécessité de mettre en place un outil centralisé de gestion des référentiels. Mais une question s’est rapidement posée : fallait-il s’orienter vers un PIM (Product Information Management) ou un MDM ?

PIM vs MDM : une frontière plus marketing que technique

La distinction entre PIM et MDM a fait l’objet de nombreuses discussions (aussi bien en interne qu’avec les principaux acteurs du marché interrogés). En réalité, nous avons constaté que la différence était plus une question de positionnement marketing que de fonctionnalités profondes :

• Le PIM est généralement packagé pour des équipes marketing et e-commerce, avec une forte orientation « produit »
• Le MDM propose une approche plus générique, adaptée à tout type de données de référence

Dans les deux cas, le moteur de fond reste très similaire : un système permettant de gérer, normaliser et distribuer des données de référence. La différence réside principalement dans l’interface utilisateur et certaines fonctionnalités spécifiques au domaine métier ciblé.

Définition du périmètre projet

Cette phase d’étude nous a permis d’aboutir à :

1. Un catalogue détaillé des fonctionnalités attendues

   • Gestion des workflows de validation
   • Interfaces de saisie adaptées aux différents profils
   • Système de notification
   • Reporting et tableaux de bord

2. Une cartographie des processus à couvrir

   • Création et mise à jour des référentiels
   • Workflows de validation
   • Distribution des données

3. Une liste des acteurs à impliquer

   • Propriétaires de données
   • Utilisateurs clés
   • Équipes techniques

Points d’attention identifiés

Un constat important est ressorti de cette phase : l’existence de goulots d’étranglement humains. Certaines personnes, de par leur position ou leur expertise, sont devenues des points de passage obligés dans les processus de validation. Cette situation présente deux risques majeurs :

• Une dépendance excessive à certains individus
• Un potentiel ralentissement des processus

Cette identification précoce nous a permis d’anticiper ces risques dans la suite du projet.

Prochaine étape : la phase d’achat

Cette phase d’étude préparatoire a posé les bases solides nécessaires pour aborder sereinement la phase suivante : le choix de la solution. Dans le prochain article, nous examinerons en détail comment nous avons analysé les différentes solutions du marché et mené le processus de sélection.

À suivre dans le prochain article : « Retour d’expérience sur les acteurs du marché MDM/PIM »