Après avoir détaillé dans nos précédents articles la phase préparatoire et le processus de sélection qui nous a conduits à choisir Maps System, ce dernier article se concentre sur la mise en œuvre concrète du projet et les enseignements tirés de cette expérience.

La phase projet : entre satisfaction et apprentissages

Les points forts

Le déploiement de Maps System s’est distingué par plusieurs aspects positifs :

1. Une équipe projet impliquée
   Nous avons bénéficié d’une forte disponibilité des équipes, aussi bien côté métier que technique. Cette mobilisation, parfois difficile à obtenir dans ce type de projet, a été un facteur clé de succès.

2. Une méthodologie de paramétrage robuste
   Maps System a démontré une vraie maturité dans son approche du paramétrage, avec une méthodologie éprouvée et structurée.

La bible des données : un travail fondamental

L’un des aspects les plus cruciaux du projet a été la création de la « bible des données ». Ce document exhaustif, bien que fastidieux à établir, s’est révélé absolument nécessaire. Pour chaque donnée à référencer, nous avons documenté :

• Son origine (système source)
• Sa destination (systèmes cibles)
• Sa fréquence d’actualisation
• Son propriétaire métier
• Son responsable technique
• Les règles de qualité associées
• Les processus de validation

Ce travail minutieux, bien que chronophage, a permis de :

• Clarifier les responsabilités
• Établir des processus clairs
• Garantir la cohérence du référentiel
• Faciliter la maintenance future

Les processus et règles de gestion

Le projet a également nécessité :

1. Une revue approfondie des processus de gestion de données existants
2. Le développement de règles spécifiques pour :
   • La validation des données
   • La gestion des conflits
   • La synchronisation entre systèmes
   • Le contrôle qualité

Points d’amélioration identifiés

La formation technique

Un point d’amélioration notable concerne la formation des utilisateurs clés techniques. Celle-ci s’est déroulée en amont du paramétrage sur un environnement générique. Avec le recul, cette approche n’était pas optimale :

• Difficulté à projeter les concepts sur notre contexte réel
• Nécessité de « réapprendre » lors du paramétrage effectif
• Perte de temps dans la transition entre formation et mise en pratique

L’implication métier sous-estimée

Bien que nous ayons anticipé une forte implication métier, son ampleur réelle a dépassé nos prévisions initiales. Cette implication s’est révélée nécessaire à plusieurs niveaux :

• Lors du paramétrage initial
• Dans la phase de formation
• Pour la validation des processus
• Dans la phase de tests
• Pour la maintenance courante

L’un des aspects à prendre en compte dans ce type de projet est le fait que les métiers, par nature, ont beaucoup d’autres actions à réaliser dans leur quotidien, et que l’initialisation d’un tel projet est pour eux, une contrainte supplémentaire.

Enseignements clés pour la pérennité du système

Un outil au cœur du SI

Il est crucial de comprendre qu’un outil de Master Data Management n’est pas un outil périphérique mais devient rapidement un composant central du système d’information. Sa pérennité repose sur :

• Une implication forte au démarrage
• Un maintien de l’engagement dans la durée
• Une gouvernance claire et active
• Des processus de maintenance bien définis

L’importance du référent MDM

Un apprentissage majeur concerne la nécessité de désigner un référent MDM dédié. Son rôle est multiple :

• Être le point de contact unique pour les métiers
• Assurer le support de niveau 1 sur le paramétrage
• Maintenir la cohérence globale du système
• Piloter les évolutions futures
• Garantir le respect des règles de gouvernance

Ce poste est crucial non seulement pour le lancement mais aussi pour toute la durée de vie de l’outil.

Le transfert de compétences

Un aspect fondamental pour la réussite à long terme est l’organisation du transfert de compétences. Il est essentiel de :

• Planifier ce transfert dès le début du projet
• Identifier les compétences clés à transmettre
• Organiser des sessions de formation régulières
• Documenter les processus et les choix techniques
• Prévoir des périodes de travail en binôme

L’objectif est de gagner progressivement en autonomie sur l’outil, réduisant ainsi la dépendance vis-à-vis des prestataires externes.

Conclusion

La mise en place d’un MDM est un projet complexe qui va bien au-delà de l’aspect purement technique. Notre expérience montre qu’il s’agit avant tout d’un projet de gouvernance des données qui nécessite :

• Un engagement fort de l’organisation
• Une méthodologie rigoureuse
• Une vision à long terme
• Des ressources dédiées

La réussite repose autant sur la qualité de l’outil choisi que sur la capacité de l’organisation à se l’approprier et à le faire vivre dans la durée. C’est un investissement significatif, mais qui, bien mené, peut transformer profondément la gestion des données d’une organisation.

Fin de la série d’articles sur notre projet MDM